Слово «документ» пришло в русский язык от латинского documentum — «доказательство», «свидетельство» — через немецкий и польский в начале XVIII века. Термин ввел Петр I как письменное удостоверение. Но это только одно из значений. Подробнее о том, что такое документ, — в материале.

Понятие «документ»

В «Словаре русского языка» Сергея Ожегова говорится, что документ — это:

• «деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь»;
• «удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя».

«Толковый словарь живого великорусского языка» Владимира Даля определяет слово «документ» как «всякую важную деловую бумагу, также диплом, свидетельство и прочее».

Функции документа

Различают общие и специальные функции документа. К общим относятся:

• Социальная — документ содержит информацию о месте человека в обществе. Пример: Федор женится и получает свидетельство о заключении брака.
• Информационная — документ хранит и осуществляет передачу во времени и пространстве важных сведений. Пример: Мария после опоздания на работу пишет начальнику объяснительную записку.
• Коммуникативная — документ связывает общество и государство. Пример: Правительство России публикует постановление о внесении изменений в Положение о лицензировании производства лекарственных средств.
• Культурная — документ закрепляет и передает нормы поведения и культурные традиции. Пример: архитектор Валентин находит в архиве чертежный проект недостроенного здания XVIII века.

К специальным функциям документа причисляются:

• Правовая — документ диктует законы для здорового функционирования общества. Пример: Президент России издает указ о мерах по противодействию коррупции.
• Обучающая — документ передает знания. Пример: учитель Евгения составляет методичку с советами по легкому освоению математики начальными классами.
• Познавательная — документ дарит возможность постигать мир. Пример: выпускница педагогического колледжа Людмила читает уже опубликованную методичку той самой Евгении.
• Управленческая — документ расписывает порядок действий. Пример: Егор при устройстве на работу знакомится с должностной инструкцией.
• Мемориальная — документ содержит исторические сведения. Пример: в руки к реконструктору боев Михаилу попадает отчет о сражении при Ватерлоо в Отечественной войне 1812 года.
• Учетная — документ что-то фиксирует. Пример: бухгалтер Ирина предоставляет директору отчет о расходе средств компании в мае.
• Эстетическая — документ хранит и передает образно-художественные способы освоения реальности. Пример: влюбленные Лидия и Кирилл впервые смотрят «Титаник».
• Релаксационная — документ переносит внутреннее напряжение на другой объект. Пример: реалити-шоу «Дом-2» на время отвлекает Маргариту от собственных проблем.

Классификация документов

Эксперты выделяют 15 классификаций документов.

По степени обязательности:

• директивные документы — обязательны к выполнению;
• информационные документы — носят рекомендательный характер.

По способу фиксации информации:

• письменные документы — текстовые заявления, указы;
• графические документы — чертежи, схемы;
• фотодокументы — снимок в загранпаспорте, с места преступления;
• аудиодокументы — диктофонные свидетельства, музыкальные композиции;
• кинодокументы — ролики с уличной камеры, фильмы;
• электромагнитные документы — информация на флешках, дисках.

По содержанию:

• организационно-распорядительные документы — приказ об увольнении, трудовой договор;
• финансово-расчетные документы — расчетный чек, лицевой счет;
• снабженческо-сбытовые документы — договор купли-продажи, документ поставки;
• по личному составу — штатное расписание, график отпусков — и другие.

По наименованию:

• приказы;
• положения;
• протоколы;
• распоряжения;
• инструкции;
• правила;
• уставы;
• отчеты;
• акты;
• планы;
• письма;
• заявления и другие.

По функциям:

• учетные — накладная, кассовый чек;
• плановые — программа, план;
• статистические — карта выбывшего из больницы, форма учета перемещения товаров;
• технические — чертежи, маршрутная карта — и другие.

По видам:

• типовые — не изменяются;
• примерные — перерабатываются под нужды;
• индивидуальные — составляются под уникальные случаи;
• трафаретные — бланки.

По степени сложности:

• простые — по одному поводу;
• сложные — по нескольким поводам.

По месту составления:

• внутренние — создаются в организации;
• внешние — входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения:

• срочные;
• несрочные.

По происхождению:

• официальные — документы государства, организаций;
• личные — документы гражданина.

По степени гласности:

• обычные;
• секретные;
• для служебного пользования.

По юридической значимости:

• действительные — имеют силу;
• недействительные — истек срок годности;
• подложные — подделки.

По назначению:

• подлинники — не копируются;
• оригиналы — создаются для копирования;
• копии — дубликаты.

По срокам хранения:

• временные — берегутся до десяти лет;
• постоянные — не ограничены во времени хранения.

По срокам исполнения:

• срочные — требуют исполнения в законные сроки;
• несрочные — время на реализацию не ограничено.

Реквизиты документа

Реквизитами называют информационные элементы, которые указывают на назначение, пространственно-временные характеристики и подлинность документа.

• Реквизиты географического пространства — адрес получения и отправления, почтовый индекс, номер телефона, номер счета в банке, государственный герб, фирменный логотип.
• Реквизиты иерархии — индекс документа, наименование организации или структурного подразделения, подпись и печать утверждения вышестоящего.
• Реквизит временного пространства — дата.
• Реквизиты целевого назначения — внешний вид, заголовок, текст.
• Реквизиты подлинности — подпись составителя, отметка о заверении копии.

Унификация управленческой документации

Унификация подразумевает приведение к единообразию и сокращение видов документов. Благодаря ей повышается эффективность сотрудников и сокращаются финансовые затраты.

Существуют три способа унификации документов, такие как:

• Трафарет — когда в связном тексте пропечатывается неизменная информация и оставляются поля для заполнения.
• Анкета — когда отсутствует связный текст, но имеются строки с вопросами или подзаголовками, куда вписываются необходимые данные.
• Таблица — то же, что анкета, отличается лишь оформление.

Краткое резюме

Подведем итог. Документ — это материальный носитель информации, который предназначен для ее хранения или передачи во времени и пространстве.

Источник