Часто путаница возникает вокруг электронных и «недоэлектронных» документов. Многие люди, например, не понимают, что скан или фотография с документа не является его цифровым аналогом.
В чем разница и когда не поможет даже заверенная нотариусом бумага aif.ru, помогла разобраться председатель комиссии по имиджу, связям с общественностью и СМИ Нотариальной палаты Республики Башкортостан Марина Щирская:
— Люди путают электронные документы, имеющие юридическую силу, с обычными скан-копиями или фотографиями оригиналов. Важно знать, что для перевода бумажного документа в электронный вид по всем правилам, нужно обратиться к нотариусу. Он может оцифровать практически любой бумажный документ с сохранением его юридической силы: доверенность, свидетельство о рождении, диплом и т. д., и подписать его своей усиленной квалифицированной электронной подписью. Таким образом, все, что нужно человеку — прийти к любому удобному нотариусу с подлинником, который требуется оцифровать. Либо же, если речь о нотариальном документе, например, доверенности, нотариус может сразу удостоверить ее в цифровом виде. Есть также несколько нотариальных действий, которые можно получить онлайн, даже не посещая нотариальную контору. Полный их список есть на сайте Федеральной нотариальной палаты. Готовый документ в этом случае также придет заявителю на e-mail в цифровом варианте.
Следует учесть, что по закону в формат электронных документов нельзя перевести договоры в простой письменной форме и документы, удостоверяющие личность (например, паспорт).
Бывает, что люди не утруждают себя оцифровкой и просто приносят на сделку цветную копию документа (например, свидетельство о браке), а особенно уверенные в себе даже пытаются убедить нотариуса, что это оригиналы. Такой фокус не пройдет — естественно, нотариус сразу отправит заявителя домой за подлинником.
Некоторые люди пытаются смухлевать с электронной подписью: берут черно-белую ксерокопию документа, рисуют на ней якобы отметку о подписании файла электронной подписью. Такую подделку тоже легко вывести на чистую воду — цифровые подписи оперативно проверяются с помощью специальных программ.
Также граждане нередко путают нотариально засвидетельствованную копию документа с его оригиналом. Считают, что они абсолютно равны по юридической силе, и в любой ситуации оригинал можно заменить такой копией. Однако есть моменты, когда нужны именно оригиналы. Например, в наследственном деле должен остаться подлинник завещания. Или, например, требуется оригинал свидетельства о рождении, а не его заверенная копия. Почему это важно? Оригинал мог быть утерян, а нотариусу нужен актуальный документ.